Инструкция по списанию заказчиком неустойки при просрочке исполнения обязательств по контракту поставщиком (подрядчиком, исполнителем)

Шаг 1. Сверьте расчеты с поставщиком (подрядчиком, исполнителем).
Поставщик (подрядчик, исполнитель) должен подтвердить наличие своей задолженности по расчетам. В противном случае, принять решение о списании неустойки будет нельзя (письмо Министерства финансов Российской Федерации от 02.02.2024 № 24-06-06/8447). Доказать, наличие неустойки поможет акт сверки, акт приемки, письмо от поставщика, другой документ. Если поставщик (подрядчик, исполнитель) не исполнил обязательства из-за мобилизации или санкций, это нужно обосновать. Требуйте письменное обоснование поставщика (подрядчика, исполнителя) с приложением подтверждающих документов (при их наличии). Неустойку списывают только тому, кто ее признает.
Шаг 2. Создайте комиссию по поступлению и выбытию активов.
Решение о списании начисленной и неуплаченной неустойки принимает специальная комиссия по поступлению и выбытию активов. Создание комиссии оформите приказом. Члены комиссии решают, какой долг и кому из контрагентов списать. Ограничений по количеству членов комиссии и правилам ее формирования нет - действуйте на свое усмотрение.
Шаг 3. Определите, кому и сколько спишете.
Списать поставщику (подрядчику, исполнителю) неустойку можно в четырех случаях. Первый - если общая сумма начисленных и неуплаченных неустоек не превышает 5 процентов от цены контракта. Второй случай - неустойки от 5 до 20 процентов от цены контракта. Третий - проблемы с исполнением возникли из-за коронавируса или санкций. Четвертый - по причине удорожания стройматериалов. От этого зависит, какую сумму списать. Результат зафиксируйте в протоколе заседания комиссии.
Шаг 4. Оформите решение о списании неустойки.
Составьте распоряжение или приказ о списании неустойки. В документ включите информацию из пункта 9 постановления Правительства РФ от 04.07.2018 № 783 «О списании начисленных поставщику (подрядчику, исполнителю), но не списанных заказчиком сумм неустоек (штрафов, пеней) в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом» и подпишите распоряжение в течение 10 дней с момента, как сверили расчеты с поставщиком (подрядчиком, исполнителем).
Шаг 5. Направьте поставщику (подрядчику, исполнителю).
Направьте уведомление поставщику (подрядчику, исполнителю) о том, что его неустойка списана. Сделать это нужно в течение 20 дней со дня принятия решения о списании.
Шаг 6. Спишите неустойку.
Спишите неустойку у себя в учете, сделайте соответствующую проводку. На это есть 5 рабочих дней после принятия решения (п. 11 постановления № 783). В течение 3 рабочих дней сообщите администратору доходов бюджета о списании неустойки, если сами не наделены полномочиями такого администратора (п. 12 постановления № 783).